A licitação fecha em dois dias, o banco aprovou o financiamento ou um cliente grande pediu os documentos da empresa. Aí vem o pedido: “manda a certidão negativa de débitos“. Na hora de emitir, aparece uma pendência que ninguém sabia que existia.
Essa situação é comum e quase sempre pode ser evitada. Neste guia você vai entender quais certidões a empresa pode precisar, onde emitir cada uma em Alagoas, quanto tempo elas valem e o que fazer quando o resultado sai positivo.
Resposta rápida: a certidão negativa de débitos (CND) comprova que a empresa não tem dívidas em aberto com um órgão público. Cada órgão emite a sua (Receita Federal, Estado, Município, FGTS e Justiça do Trabalho), com validade própria. Elas são gratuitas, emitidas pela internet e exigidas em licitações, financiamentos e contratos.
O que é a certidão negativa de débitos?
É um comprovante de regularidade fiscal. Ela mostra que, na data da emissão, a empresa não tinha débitos pendentes com aquele órgão. Aqui, “negativa” é bom: quer dizer que nenhuma dívida foi encontrada.
Ao tentar emitir, o resultado pode ser um destes três:
- Certidão negativa: não há débitos. A empresa está regular.
- Certidão positiva com efeitos de negativa: existem débitos, mas eles estão parcelados e em dia, ou com a cobrança suspensa (por exemplo, por decisão judicial). Ela tem os mesmos efeitos da negativa (art. 206 do Código Tributário Nacional).
- Certidão positiva: há débitos ou pendências em aberto. Enquanto não forem resolvidos, a empresa não consegue comprovar a regularidade.
Quais certidões a empresa pode precisar?
Não existe uma certidão única. Quem pede os documentos é que define quais quer ver. As mais comuns são:
| Certidão | Quem emite | O que comprova | Validade |
|---|---|---|---|
| CND Federal | Receita Federal e PGFN | Tributos federais, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União | 180 dias |
| CND Estadual | SEFAZ-AL | ICMS e demais tributos estaduais | Indicada na certidão |
| CND Municipal | Prefeitura (em Arapiraca, Secretaria de Finanças) | ISS, taxas e demais tributos municipais | Indicada na certidão |
| CRF do FGTS | Caixa Econômica Federal | Recolhimentos de FGTS em dia | 30 dias |
| CNDT | Tribunal Superior do Trabalho | Ausência de dívidas em processos trabalhistas | 180 dias |
O prazo de validade vem sempre impresso na própria certidão. Fique de olho no CRF do FGTS: ele vale só 30 dias e é o que mais vence sem ninguém perceber.
Para que serve a certidão negativa de débitos?
A certidão costuma ser pedida para:
- participar de licitações e assinar contratos com órgãos públicos;
- conseguir crédito e financiamento, principalmente em linhas de bancos públicos;
- fechar contratos com grandes empresas, que exigem fornecedores regulares;
- receber incentivos fiscais e participar de programas do governo.
Ou seja: uma pendência esquecida pode fazer a empresa perder um bom negócio.
Onde emitir cada certidão?
Todas são emitidas pela internet, de graça, informando o CNPJ:
- Federal: no site da Receita Federal, em “Certidões e situação fiscal”.
- Estadual: no portal do contribuinte da SEFAZ Alagoas, na área de certidões.
- Municipal: no portal do contribuinte da Prefeitura de Arapiraca (ou da cidade onde a empresa está).
- FGTS: no site da Caixa, em “Consulta Regularidade do Empregador”.
- Trabalhista: no site do TST, em “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas”.
Desconfie de sites que cobram para “emitir sua CND”. As certidões oficiais são gratuitas.
E se a certidão sair positiva?
Na maioria dos casos a pendência tem solução. O caminho costuma ser este:
- Descobrir a origem. Nem sempre é imposto sem pagar. Muitas vezes é uma declaração não entregue, uma guia paga com código errado ou uma informação diferente entre sistemas. No caso federal, o relatório de situação fiscal no e-CAC mostra o que está travando a certidão.
- Regularizar. Entregar a declaração em atraso, corrigir a informação errada, pagar o débito ou parcelar. Com o parcelamento em dia, normalmente é possível emitir a certidão positiva com efeitos de negativa.
- Emitir de novo e acompanhar. A baixa no sistema nem sempre é imediata. Por isso, não deixe para a véspera.
Exemplo prático
Exemplo fictício, para ilustrar.
Uma distribuidora de Arapiraca, no Simples Nacional, foi chamada para fornecer a uma prefeitura da região. Ao emitir as certidões, a federal e a do FGTS saíram regulares, mas a estadual saiu positiva: havia uma cobrança de ICMS antecipado de uma nota de compra de outro estado que ninguém tinha visto.
Como a pendência só apareceu na semana da entrega dos documentos, a empresa teve que correr para pagar a guia e esperar a baixa. Com uma conferência mensal das certidões, a cobrança teria aparecido semanas antes, sem pressa e sem risco de perder o contrato.
Atenção: o erro mais comum é só emitir as certidões quando alguém pede. Pendências pequenas, como uma declaração esquecida ou uma cobrança estadual de nota de compra, ficam escondidas até o dia em que a certidão é necessária. Além de travar negócios, débitos em aberto geram juros e multa, podem ir para a dívida ativa e, no Simples Nacional, levar à exclusão do regime (LC 123/2006, art. 17, V).
Como manter a empresa sempre regular
- Confira as certidões todo mês, e não só quando precisar delas.
- Entregue as declarações no prazo, inclusive as que não geram imposto a pagar.
- Acompanhe as cobranças estaduais de ICMS antecipado e substituição tributária das notas de compra.
- Mantenha os parcelamentos em dia. Uma parcela atrasada pode derrubar a certidão positiva com efeitos de negativa.
- Conte com uma contabilidade que monitore isso e avise antes que vire problema.
Perguntas frequentes
A certidão negativa de débitos é paga?
Não. As certidões da Receita Federal, SEFAZ, prefeitura, Caixa e TST são emitidas de graça pela internet.
Certidão positiva com efeitos de negativa serve para licitação?
Sim. Ela tem os mesmos efeitos da certidão negativa (art. 206 do CTN) e é aceita em licitações e na maioria das situações.
Quanto tempo vale a certidão negativa?
Depende do órgão. A federal e a trabalhista valem 180 dias; o CRF do FGTS, 30 dias. A estadual e a municipal têm o prazo indicado na própria certidão.
MEI também precisa de certidão negativa?
Sim, quando for participar de licitação, pedir crédito ou fechar contratos que exijam regularidade. DAS em atraso ou declaração anual (DASN-SIMEI) não entregue podem impedir a emissão.
Paguei o débito, mas a certidão continua positiva. E agora?
A baixa pode levar alguns dias. Se continuar, é preciso conferir se a guia foi paga com o código e o período corretos e, se for o caso, pedir a revisão ao órgão.
Conclusão
A certidão negativa de débitos é o retrato da regularidade fiscal da empresa. Quem só olha para ela quando precisa corre o risco de perder uma licitação, um financiamento ou um contrato por uma pendência que poderia ter sido resolvida com calma.
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Conteúdo revisado por Maria Cristina da Silva · Contadora · CRC AL-005221/O-0 · CEO da MC Contabilidade.
Atualizado em novembro de 2026.
Certidão negativa de débitos da empresa: guia prático